Outlook Toplantı Odası süreci

Toplantı Planlama

Yapılan rezervasyonların takibi ve misafirlerin ilgili toplantı odasına yönlendirilmesi resepsiyon görevlisinin sorumluluğundadır.

Outlook’ta takviminiz üzerinden toplantı oluşturabilir, bu toplantı başkalarını içerebilir ve toplantıda konferans odaları gibi kaynaklar da yer alabilir. Toplantı isteklerinize gelen yanıtlar Gelen Kutusu’nda görünür.

Toplantı planlayabilmek için;

Takvim altında, Yeni Toplantı‘yı tıklatın.

Klavye kısayolu Herhangi bir Outlook klasöründen yeni toplantı isteği oluşturmak için Ctrl+Shift+Q tuşlarına basın.

Başkalarıyla Toplantı Planlama

Başkalarıyla buluşmak için saat ayarlamak amacıyla toplantı isteği gönderin ve isteği kabul edenleri izleyin.

Takvim’de Yeni Toplantı‘yı tıklatın.

veya

Takvimde uygun bulduğunuz bir tarih ve saate sağ tıklayarak, toplantı talebinizi gerçekleştirebilirsiniz.

Klavye kısayolu

Nerede olursanız olun toplantı isteği oluşturmak için, Outlook, Ctrl+Shift+Q tuşlarına basın.

2. Konu kutusunda, kişilere toplantının ne hakkında olduğunu bildirin.

Örnek: Toplantı Yapalım mı?

3. Konum kutusunda toplantının nerede yapılacağını bildirin, kullanılabilirliği denetlemek ve oda ayırtmak için Odalar‘ı tıklatın.

Detaylı olarak odaları göreceksiniz.

Toplantı yapmak istediğiniz odayı seçin ve OK kutucuğuna basınız.

4. Başlangıç saati ve Bitiş saati listelerinde toplantının başlangıç ve bitiş saatlerini seçin. Tüm gün onay kutusunu işaretlerseniz, olay gece yarısından gece yarısına kadar süren tam bir 24 saatlik olay olarak görünür.

5. Toplantı isteğinde alıcılarla paylaşmak istediğiniz bilgileri yazın. Ayrıca dosya da ekleyebilirsiniz.

6. Zamanlama Yardımcısı‘nı tıklatın. Exchange hesapları için Zamanlama Yardımcısı, alıcıların ve odalar gibi toplantı kaynaklarının ne zaman kullanılabilir olduğunu inceleyerek sizin en iyi zamanı bulmanızı sağlar.

7. Katılımcı Ekle‘yi tıklatın ve ardından, Gerekli, İsteğe Bağlı veya Kaynaklar kutularına alıcıların adlarını, e-posta adreslerini veya kaynak adlarını (noktalı virgülle ayrılmış olarak) yazın.

Yeşil dikey çizgi toplantının başlangıcını temsil eder. Kırmızı dikey çizgi toplantının bitişini temsil eder. Satırları yeni bir başlangıç ve bitiş saatine tıklatıp sürükleyebilirsiniz. Exchange hesapları için, serbest/meşgul kılavuzu katılanların uygun olup olmadığını gösterir

8. Yinelenen bir toplantı yapmak istemediğiniz sürece Gönder‘i tıklatın.

9. Buna alternatif olarak toplantı odalarının doluluğunu görmek isterseniz takvimde odalar kısmında belirlenmiş olan odaların hangi saatte dolu oldukları görebilirsiniz. Boş olan saate sağ tıklayarak yeni toplantı veya randevu da oluşturabilirsiniz.

10. Toplantı Davetiniz eğer toplantı odası boş ise size onayı mail olarak gelecektir, eğer doluysa red maili gelecektir.Örnek:

11. Toplantı odanız onaylandıktan sonra davet ettiğiniz kişilere onay için gider, onay veya red durumu ek olarak size mail olarak gelecektir.

Tebrikler toplantı talebiniz başarıyla oluşturulmuştur!

Toplantı Yineleme

12. Toplantı ve Yinelenme‘yi tıklatın.

Klavye kısayolu Toplantının düzenli aralıklarla yinelenmesi için Ctrl+G tuşlarına basın.

13. İstediğiniz yinelenme düzeni seçeneklerini tercih edin ve sonra Tamam‘ı tıklatın.

Bir toplantı isteğine yinelenme düzeni eklediğinizde, Toplantı sekmesi Yinelenen Toplantı olarak değişir.

14.Toplantı isteği göndermek için tekrar Gönder‘i tıklatın.